Ochrona danych osobowych w procesie rekrutacji w obliczu ustawy sektorowej

4 maja weszła w życie ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), czyli tzw. ustawa sektorowa. Wracając, więc do pracy po majówce znaleźliśmy się w nowej rzeczywistości prawnej.

Znowelizowanych zostało, aż 168 ustaw krajowych. Celem wprowadzonych zmian jest dostosowanie krajowego porządku prawnego do przepisów i wymogów RODO.

Nowelizacja Kodeksu pracy

Najważniejsze zmiany, z punktu widzenia pracodawcy, zaszły w ustawie Kodeks pracy. Znowelizowane zostały przepisy art. 22¹, art. art. 22² , art. 229, oraz dodano przepisy art. 22^1a i art. 22^1b.

Zmiany obejmują zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika, zakres i warunki prowadzenia monitoringu wizyjnego na obszarze zakładu pracy oraz orzeczeń lekarskich stwierdzających brak przeciwwskazań do wykonywania pracy. W niniejszym artykule poruszamy zagadnienie pozyskiwania przez pracodawcę danych osobowych na etapie rekrutacji.

Jakich danych pracodawca może żądać na etapie rekrutacji?

W zakresie danych osobowych uzyskiwanych na etapie rekrutacji, od kandydata na stanowisko pracy, zgodnie z art. 22¹ k.p., można żądać informacji obejmujących następujące dane osobowe:

imię (imiona) i nazwisko,
datę urodzenia,
dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
wykształcenie,
kwalifikacje zawodowe,
przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Z tym, że podania danych osobowych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca może żądać tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. W praktyce więc, pracodawca nie będzie mógł wymagać od kandydata informacji dotyczących wykształcenia, czy kwalifikacji jeśli nie mają one znaczenia na danym stanowisku pracy np. w pracy polegającej na roznoszeniu ulotek. Natomiast w przypadku pracy, która wymaga określonych kwalifikacji, pracodawca będzie mógł zażądać podania takich danych np. w przypadku rekrutacji na stanowisko operatora wózka widłowego, żądanie pracodawcy podania przez kandydata informacji odnośnie kwalifikacji (uprawnień) będzie żądaniem zasadnym i spełniającym przesłankę niezbędności.

Należy także wskazać, iż dane kontaktowe nie są tożsame z adresem zamieszkania kandydata. Danymi kontaktowymi może być w szczególności adres e-mail lub numer telefonu.

Przetwarzanie danych osobowych spoza katalogu art. 22¹Kodeksu pracy

Przetwarzanie danych spoza katalogu zawartego w art. 22¹k.p. powinno odbywać się na podstawie zgody osoby ubiegającej się o pracę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda taka może zostać wyrażona wprost poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia lub może zostać wyrażona konkludentnie – poprzez wyraźne działanie. Jednakże, dla swojej ważności, musi zostać udzielona dobrowolnie – pracodawca ma obowiązek zapewnić, iż niewyrażenie przez pracownika zgody na ujawnienie szerszego zakresu danych nie będzie negatywnie wpływać na jego sytuację – w szczególności nie będzie przesłanką odmowy zatrudnienia.

Nieco inaczej kształtuje się uprawnienie do przetwarzania danych osobowych wrażliwych (wskazanych w art. 9 ust. 1 RODO) – takie przetwarzanie, co prawda, również powinno opierać się na zgodzie osoby ubiegającej się o pracę (art. 9 ust. 2 lit. a RODO) niemniej, dane te podlegają szczególnej ochronie i przetwarzania takich danych mogą dokonywać jedynie osoby posiadające pisemne upoważnienie pracodawcy.

Należy wskazać, iż Kodeks pracy przewiduje wyłączenie – zgoda nie może być w żadnym razie podstawą przetwarzania danych osobowych wskazanych w art. 10 RODO – dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Podsumowanie

Ustawa sektorowa wprowadziła następujące zmiany w Kodeksie pracy dotyczące rekrutacji pracownika

Pracodawca zawsze może żądać podania imienia i nazwiska, daty urodzenia oraz danych kontaktowych.
Pracodawca może żądać podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko gdy jest to niezbędne.
Dane osobowe spoza katalogu art. 22¹powinny być przetwarzane na podstawie zgody osoby ubiegającej się o pracę.

Natalia Benderska

Konsultant ds. ochrony danych osobowych