2011-01-18
Powodzeniem został zakończony projekt doradczy w Naczelnej
Dyrekcji Archiwów Państwowych, który polegał na budowie i wdrożeniu systemu
zarządzania ryzykiem COSO II.
Celem projektu było przygotowanie
oraz wdrożenie modelu zarządzania ryzykiem dostosowanego do specyfiki działalności
organizacji oraz wymagań ustawy o finansach publicznych. Jako punk odniesienia wytyczne COSO II oraz ISO 31000. Projekt
obejmował Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych oraz dziewięć wybranych archiwów
państwowych.
Plan projektu uwzględniał następujące
etapy:
- Audyt wstępny,
- Opracowanie modelu systemu zarządzania
ryzykiem dla sieci archiwów państwowych, - Szkolenia,
- Identyfikacja i ocena ryzyk,
- Budowa planu postępowania z ryzykiem
z uwzględnieniem zadań audytu wewnętrznego i kontroli wewnętrznych.
Projekt rozpoczął się od przeprowadzenia
audytu wstępnego. Audyt zgodności ze standardem COSO II oraz ISO 31000 został
przeprowadzony w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych oraz:
- Archiwum Państwowym Dokumentacji
Osobowej i Płacowej, - Narodowym Archiwum Państwowym,
- Archiwum Akt Nowych,
- Archiwum Głównym Akt Dawnych,
- Archiwum Państwowym m. st. Warszawy,
- Archiwum Państwowym w Poznaniu,
- Archiwum Państwowym w Bydgoszczy,
- Archiwum Państwowym w Lesznie,
- Archiwum Państwowym w Koszalinie.
Efektem pracy konsultantów PBSG był
raport przedstawiający stopień zgodności z powyżej wymienionymi standardami, który
pozwolił na określenie potrzeb w zakresie budowy systemu zarządzania ryzykiem w
sieci archiwów państwowych.
Drugi etap projektu obejmował
przygotowanie koncepcji systemu zarządzania ryzykiem. Dokument został
opracowany przez konsultantów PBSG we współpracy z Wydziałem Audytu Wewnętrznego
i Kontroli. Zatwierdzony dokument został zaprezentowany podczas spotkania Najwyższego
Kierownictwa Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych w Dębem. Pozytywna ocena
zaproponowanego przez PBSG modelu pozwoliła przejść do etapu trzeciego prac.
Trzeci etap projektu uwzględniał
przeprowadzenie szkoleń z zakresu zarządzania ryzykiem dla kluczowych pracowników
sieci archiwów państwowych. Na początku czerwca w Radziejowicach zorganizowane
zostało szkolenie dla Najwyższego Kierownictwa w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
oraz dyrektorów wszystkich archiwów państwowych w Polsce. Podczas szkolenia
zaprezentowano teoretyczne elementy standardów zarządzania ryzykiem, wyniki
przeprowadzonego audytu wstępnego oraz proponowaną koncepcję systemu. Częścią
szkolenia były również warsztaty podczas których była możliwość zapoznania się
ze sposobami identyfikacji i oceny ryzyka.
Część projektu poświęcona szkoleniom
uwzględniała również metody e-learningowe. Centrum Szkoleniowe PBSG (www.e-szkolenia24.pl) uruchomiło dla wszystkich archiwów państwowych szkolenie
uzupełniające tak, aby wiedza mogła zostać przekazana również do pracowników
poszczególnych jednostek.
W momencie, gdy ustalony został
model systemu zarządzania ryzykiem, a pracownicy archiwów przeszkoleni, możliwe
stało się przejście do kolejnego etapu projektu – identyfikacji i oceny ryzyka.
W tym etapie wykonany został wsad
merytoryczny do modelu w zakresie ryzyk związanych między innymi z infrastrukturą, kadrami,
finansami, inwestycjami, bezpieczeństwem. Osobną kategorię stanowiły ryzyka
dotyczące przechowywanego zasobu archiwalnego. Przygotowany katalog ryzyk
zawierał około 100 pozycji. Jednorodność zakresu działalności archiwów państwowych
pozwoliła na wykorzystanie jednego katalogu ryzyk w każdej z podlegających pod
Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych jednostce.
Ostatnie prace polegały na dokonaniu
analizy zebranych danych i przygotowanie planów postępowania z ryzykiem. Szczególną
rolę odegrali dyrektorzy w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, którzy są
specjalistami w zakresie archiwistyki.
Efektem projektu jest pełna
dokumentacja systemu zarządzania ryzykiem obejmująca uprawnienia i
odpowiedzialności, podział zadań oraz metodykę oceny ryzyka, jak również
wykonana analiza ryzyka. Projekt pozwolił na rozpoznanie kluczowych problemów
oraz przygotowanie planów działania. Wpłynął również na ustanowienie mechanizmów
pozwalającego na rozmawianie o sprawach wymagających podjęcia działań w sieci
archiwów państwowych.
List referencyjny…>>